陈劲、陈家赐:全方位整合项目管理——企业最高战略实施
摘要
本文介绍了全方位整合项目管理的内涵,详细分析了其对企业在管理关键任务、定制解决方案、制定项目计划、获取支持服务等方面的有利影响,并说明了全方位整合项目管理是管理者的核心能力,能够锻炼其个人能力、提高团队生产力和实现卓越的组织绩效。总体来说,全方位整合项目管理有助于确保企业的战略目标与业务目标和运营目标协调一致,能够提高总体生产力,从而提高绩效的可信度以及成本和进度的可预测性,在更大范围内产生可持续的、巨大的影响力。
关键词:全方位整合项目管理 数字化商业转型 工业5.0 战略
作者简介
陈劲
中国管理科学学会副会长
清华大学经济管理学院教授
清华大学技术创新研究中心主任
陈家赐
新加坡实践教授
《管理》2022年第2期收录中国管理科学学会副会长、清华大学经济管理学院教授、清华大学技术创新研究中心主任陈劲和新加坡实践教授陈家赐的《全方位整合项目管理——企业最高战略实施》,他们认为全方位整合项目管理能够整合战略、业务、运营计划,并将其转化为经济上可持续治理的项目计划。以下为《全方位整合项目管理——企业最高战略实施》全文:
全方位整合项目管理——企业最高战略实施
一、引言
我们已经处于工业5.0的数字化商业转型时代。人工智能(AI)将在最前沿得到大量应用。人工智能可以分为四种类型——互联网人工智能(Internet AI)、业务人工智能(Business AI)、感知人工智能(Perception AI)和自主人工智能(Autonomous AI)。到2030年,由于人工智能的存在,大约40%的体力劳动将被数字化工作所取代。其余的60%左右将成为短期(最多3年)、中期(最多6年的可持续项目)和长期(超过10年的变革项目)的高效的项目式工作。技术的快速进步缩短了产品生命周期和生产生命周期,伴随业务价值链,对项目生命周期也产生了影响。
过去,物联网(Internet-of-Things,IoT)对工业4.0的影响,伴随现代技术的到来,使VUCA全球商业环境变得更加不稳定、不确定、复杂和模糊。利润率正在受到侵蚀。股东们要求获得更高的投资回报。竞争越来越激烈。在国际化的商业环境中,来自不同地区的跨文化却又相互依存的团队使工作变得越来越复杂。同时,因为要降低成本,可用的资源变少了,但公司仍然希望有更高的生产力来满足客户更高的质量标准要求。于是,无论规模大小,缺乏竞争力的企业都将进一步缩减规模或消亡。此外,技术使所有企业都站在同一起跑线上。在现代项目管理执行中,蓬勃发展的是那些通过全面解决方案或被称为“全方位整合/全面”(Wholistic/ Complete)的方法来实现最高战略的企业(陈劲和陈家赐,2022)。
产品的生命周期变短了,交付服务和可靠性成为关键的制胜标准,这意味着需要考虑成本、质量、速度和灵活性等指标,因为它们能在激烈的竞争中决定成败。我们已经进入项目驱动经济的时代(Nieto-Rodriguez,2021)。
不幸的是,在当今工业4.0到5.0的人工智能数字商业转型生态系统中,传统的项目管理实践并没有产生竞争所需的可靠的项目数据。因此,企业持续面临产品进度延迟、质量问题和成本超支的挑战。背后的原因是项目的延期,例如产品发货不全、交付承诺受损,最终影响的是企业的可持续盈利能力。数字战略实施的成功率低至30%。
二、全方位整合项目管理简介
全方位整合项目管理弥补了传统项目管理的不足之处。简单地说,过去的项目管理方法,已经不能为以技术为基础的公司在日益复杂的数字商业转型生态系统中赢得竞争提供可靠的产品计划了。事实上,项目管理已经从工业革命1.0(只处理小的工作小组或子项目)发展到现在的工业革命4.0(需要一个高度有效的、系统的产品构思、定义、计划、管理和整合所有工作的方法)。这对应对国际和全球市场需求的不断变化至关重要。全方位整合项目管理是一种人力资本驱动的战略,需要具有基于项目的加速行动学习(Project-Based Accelerated Action Learning,PBAAL)的能力。这有效地提供了必要的不同程度的能力来协调地理上分布的大型多功能项目。图1为全方位整合项目管理的演变。
图1 全方位整合项目管理的演变
三、企业如何从全方位整合项目管理中获益
全方位整合项目管理意味着组织整合在一起为响应客户需求而努力。不同的职能部门或业务单位为共同的项目目标一起工作,能够提高总体生产力,从而提高绩效的可信度以及成本和进度的可预测性。
全方位整合项目管理是一种独特的方法,它创建了与业务和运营目标相一致的战略目标。全方位整合项目管理通过整合资源来确定工作小组和组织之间的关键任务接口,在组织层面优化进度、范围和成本,将投资组合的优先次序向下落实到计划和项目级别。全方位整合项目管理跟踪子项目以确定关键任务变更的跨职能影响。图2~图4生动地显示了全方位整合项目管理(以前称为组织项目管理)的重要性,涵盖了从项目的投资组合到业务成果的诸多方面。
图2 全方位整合项目管理下的运营目标、业务目标和战略目标
图3 投资组合与计划和项目组合的转换
图4 投资组合、计划和项目与战略性计划一致性
(一)帮助企业更好地管理关键任务
许多世界一流的高科技公司正在采用全方位整合项目管理方法,有效(选择正确的方式)并且高效(正确地选择方式)地实施企业的战略性项目管理,从而实现企业最高战略。真正得到授权的团队通过合作带来高效组织文化,实现了协同效益。通过提升员工在整合、实施、创新和持续改进等方面的能力,企业将在资金、人力、机器、材料、方法等资源的优化上取得显著改善,推出更快、更好、更聪明的产品和解决方案。公司需要实施整体的组织管理行为,在非常规的工作中真正形成共识,即项目化的工作能够实现更高的商业价值。在数字经济时代,较高的业务增值大多来自项目,这是人工智能难以替代的。为了与时俱进,并获得可持续的竞争优势,全球就业转移路线图要求企业通过越来越多的资源外包来降低成本。规模经济(Economies of Scale)已转变为范围经济(Economies of Scope),目前又转变为综合经济(Economies of Synthesis),这意味着企业要在全球范围内整合任务所需的关键资源。享受成本优势是保持较高盈利能力的关键之一。为了在项目驱动的经济中更好地发展,企业对全方位整合项目管理提出了前所未有的潜在需求,因为它可以更好地管理人(People)、流程(Process)和地球(Planet),实现颠覆性创新产品、服务和解决方案——因为物有所值,所以简单且负担得起。
(二)为企业带来更高的盈利能力和可预测性
有效使用全方位整合项目管理使项目驱动型公司具有显著的竞争优势。通过更好地规划和更有效地协调不同但又相互依存的群体之间的工作,公司能够准确地预测产品何时将进入市场,并在潜在问题发生之前阻止其发生。因此,集成项目管理(IPM)使用单一的沟通语言——全方位整合项目管理,使战略目标与业务目标和运营目标相一致,从而提供更高质量的产品,更好地利用有限的资源,降低项目整体成本。沟通上的障碍掩盖了重要信息,阻碍了快速行动,是效率低下的根源。
(三)为企业提供全面的定制化解决方案
全方位整合项目管理专注于做正确的事情,通过在整个教学组织中协调一致的指导、培训和发展,创建一种工作通用语言(陈劲和陈家赐,2022)。整个组织都在利用基于项目的加速行动学习的教学模式,从而积累和构建知识产权作为组织的资产。这种独特的、可扩展的和整体的方法允许高级、中级和初级管理人员制定战略,并应用量身定制的解决方案来解决复杂的问题。使用全方位整合项目管理方法,可以共同确定最大的需求或预期最重要的利益。坚持应用全方位整合项目管理独特的方法,可以实现基于项目的加速行动学习。这有助于产品的定制化发展,也让产品之间更加具有协同性。在全方位整合项目管理中,在实践中学习的行动学习方法是能够强化个人能力和团队能力的启发式学习方法。随着时间的推移,它能凭借在解决问题中付出的努力而强化整个组织的能力。然而,要达到卓越的执行力需要经历五个发展阶段,在管理项目方面达到最高的成熟度水平,可以节省25%的投资。
(四)通过人(概念)、流程(能力)、地球(联系)来应对不断的变化
为了成功地实施一致的战略,需要整个组织采用全方位整合项目管理方法。精心设计的应用导向的培训是建立这种支撑性共识的关键。根据从过往项目中获得的经验教训、创新案例研究和实际项目工作,进行项目知识管理和内部定制的培训课程,有助于强化对这种概念和方法的讨论。这种全部在组织内部进行的课程,具有高度互动的特点。作为基于项目的加速行动学习的成果,课程旨在提供可以立即应用的实用技术。教学型组织确实比以往的学习型组织更有效,后者在鼓励和吸引员工进行启发式学习(即在实践中学习)方面比较被动,而启发式学习可以缩短“知道”和“做到”之间的差距。
在工业5.0时代,特别是在经济新常态下,在新冠肺炎疫情流行期间,整个世界在关键任务资源方面承受着巨大的压力。改变思考(全脑)、工作(项目)、行为(敏捷)和执行(精益高性能文化)的方式(管理、领导力和企业家精神),是一种生存意义上的范式转变,有助于企业与时俱进并保持弹性,从而获得可持续的竞争优势。如果做不到这一点,企业就会面临衰落和灭亡的危险,比如被并购。
(五)为项目内外部利益相关者提供清晰的制定项目计划的标准
全方位整合项目管理研讨会有利于与内部利益相关者(核心项目团队)和外部利益相关者(广义的团队成员,包括业务伙伴、承包商、供应商)制定项目计划。研讨会的特点是高度互动,以结果为导向,以全方位整合项目管理模型为基础。这些研讨会也有助于团队建设,让团队更加专注。全方位整合项目管理也可以成为培养领导力的学校——领导者是关键的变革推动者,让项目成为领导者的学校。
(六)为企业提供结构化的支持
随着时间的推移,全方位整合项目管理会更加成熟,有助于高度结构化的项目达成预期的效果,无论是短期、中期还是长期项目。全方位整合项目管理转变了我们在工业4.0时代的思考、工作和行为的方式,是一种范式上的转变。在工业4.0时代,我们受到技术的高度影响,特别是人工智能,它取代了高性能组织的常规工作。这些非常高效的企业通过广为应用的流程和模板来交付可靠的、可预测的成果,为用户提供高效的服务。多任务处理已经成为人力资本驱动型组织的常态——20%的关键活动贡献了项目80%的绩效。因此,一个采用全方位整合项目管理方法的项目经理可以管理五个相同规模的类似项目;其余80%的非关键活动,由使用人工智能软件的团队进行跟踪和管理,从而提高执行速度。
(七)发挥支持、控制和指示作用
全方位整合项目管理可以从一个项目管理办公室开始。这个办公室发挥了支持性的作用,能够为项目经理提供定制的内部培训,并为不同规模的项目提供支持服务。此外,全方位整合项目管理可以通过培训、指导、促进、支持和计划活动,或者将重要客户的项目管理完全外包给主要承包商,来发挥控制和影响作用。通过监督特定项目的人员并控制该项目的过程,全方位整合项目管理可以快速适应特殊要求。最终,全方位整合项目管理通过战略创新管理办公室直接向首席执行官报告其监督的任务中关键项目的关键资源使用情况,从而确保股东的投资回报,并且发挥指导作用。
(八)有助于企业获得最终的竞争优势
即使企业在20世纪90年代和21世纪初成功竞争并存活下来,也不能保证其之后还能成功。为什么?
(1)发达国家的劳动力日渐老龄化,以及自动化降低了成本从而降低了他们的高收入,导致只有在项目管理方面拥有专业能力、适应能力、沟通能力和弹性的人才会被录用。
(2)互联网人工智能取代了知识的力量,专家的力量在各国仍然具有市场价值,他们能够进行跨文化项目的管理。
(3)业务画布人工智能取代了业务管理,项目管理沟通由基于利益相关者价值管理的人力资本优势驱动,从而实现谈判、成果、利益共赢。
(4)未来,思维能力将成为生活能力,包括整合能力(整体思维)、执行能力(系统性思维)、创新能力(批判性思维)和持续改进能力(横向思维),参见图5。
图5 全方位整合思维技能的四种类型
(5)全方位整合项目管理专注于交付具有最高商业价值和最低风险的项目,这是股东作为公司治理的一部分所制定的最重要的标准。这也是项目的关键指标,涵盖范围、质量、进度和成本挣值基线等。
四、全方位整合项目管理是管理者的核心能力
组织文化指的是一个组织工作的方式。每个组织都希望能够培养具有卓越执行力的高绩效组织文化。显然,随着项目管理成为现代管理工作中的通用语言,组织的战略目标、业务目标和运营目标逐渐变得易于协调,看起来宏大的目标也变得更加现实和易于实现。
(一)项目管理是实现最高商业价值和最低风险战略的通用语言
为什么项目管理应该是每个管理者实现最高商业价值和最低风险战略的核心能力之一?
工作可分为日常工作和非日常工作。日常工作的业务附加值较低。日常工作是重复的,可以外包给其他组织或国家,而且生产成本更低,生产更快或更好。随着新技术的出现,日常工作可以在数字商业转型经济中实现自动化,甚至被取代。
非日常工作一般是项目工作。在项目中,通过团队来解决问题、落实变更、执行战略等。项目对业务的增值是可衡量的,例如提高生产率,提升利润率,在没有扩大范围的情况下优化成本管理和时间管理从而降低成本,提高客户满意度,带来复购。总体来说,项目有助于保持组织的竞争优势。由于行动学习(在实践中学习)弥合了理论和实践之间的差距,项目管理中获得的新的经验正在促进人力资本的发展。这样做获得的隐性知识(吸取的教训)有助于组织资产的积累。通过管理投资的项目,实现了项目间的协同。项目管理提高了三种类型的未来技能集合,即规划清晰的整体思维,有效监控人和控制过程的系统性思维,有效决策的批判性思维。因此,项目管理应该成为在全球范围内开展业务的通用语言。图6分别显示了项目管理的战略、业务和运营层面的价值链效应。
图6 全方位整合项目管理的价值链效应
(二)全方位整合项目管理是领导者的学校
领导者指的是作为个体的管理者。领导力指的是影响团队实现目标的能力。因此,领导者的能力可以通过项目的不同规模和复杂性来衡量。项目是由人、流程和地球(物联网)驱动的。例如,一个小型的项目有一个跨职能的团队,需要几个月的时间来完成,并将成本控制在一定的预算范围内。六西格玛改进项目被视为小型项目。中型项目可以是由来自不同国家供应商和承包商的跨职能(多元化)的团队管理的项目,并且有更高的预算,得到高级管理人员的关注。这种类型的项目可能需要长达三年的时间才能完成。例如,建造共管公寓、公共公寓、实施新的或改进的教育制度等。
一个大型项目具有多种形式,复杂程度不同,例如危机周转。举个例子,印尼的一家企业集团负债140亿美元,需要扭转战略,以证明正在实施的项目能够为偿还贷款提供资金,并最终产生足够的现金流,从而重振和促进当前的业务。其他大型项目,如捷运运输系统的建设,需要20年才能完成。这类项目是高层管理者、投资者、监管机构等关注的具有较高知名度的项目,需要较高的利益相关者管理能力。因此,具有复杂性和多样性的项目可以反映领导力的类型和质量,这是衡量一个商业领袖或企业家的突出指标。
(三)组织的高绩效文化就是卓越的执行力
每个组织都需要制定战略,以获得可实施的投资战略。一种务实的方法是将战略转化为项目,由正确的人使用正确的方式执行,并使用正确的工具/技术提高生产力(机器、人力、材料、方法、资金方面),以实现最低的单位运营成本(包括业务价值供应链)。因此,一个组织的执行能力是决定它能否保持其成本、质量、速度、灵活性和可靠性(交付承诺)竞争优势的晴雨表。在管理项目中集成与协调人、流程和地球的能力,以实现投资者的投资回报率目标,即预算内、进度内和质量/范围内的性能基线。如果一个国家的某个组织在执行能力上始终保持卓越,同时是其他任何国家都无法比拟的,这将为该国带来更多的外国直接投资。这是因为在这个国家已经采用了“项目驱动”作为现代项目管理工作中的通用语言。
(四)项目管理符合“二八法则”
“二八法则”强调了专注于20%的关键活动的重要性,这些活动会影响80%的业务收入。这一概念已经被证明在许多情况下是适用的。在项目驱动的环境中应用“二八法则”的时候,它具有多重优势。例如,一个项目经理专注于20%的关键活动(关键路径上的活动),同时将其余80%的非关键活动委派给项目团队。于是,该项目经理最多可以监督五个具有类似规模和复杂性的项目。由此产生的结果是该项目经理的总体生产力得到了显著的提高。如果将“二八法则”应用到产品上,很明显,两家软饮料生产商(可口可乐和百事可乐)占据了全球非酒精饮料市场销售收入的80%以上。因此,“二八法则”是确定优先级的通用工具,如图7所示。
图7 “二八法则”的一般性曲线
五、全方位整合项目管理的好处
(一)有助于确保战略目标、业务目标和运营目标的一致性
当全方位整合项目管理被作为工作通用语言时,有助于确保战略(投资组合)目标与业务(计划)目标和运营(项目)目标保持一致性。通过优先安排投资或资源,将战略转化为成功实施的项目(投资风险治理)。这是通过便利的研讨会来实现的,在研讨会上,所有的利益相关者都在场,共同规划,从而获得清晰的规划,并获得关于每个流程的所有权的承诺。
(二)有助于显著提高整体的生产力
全方位整合项目管理可以显著提高总体生产力(人力、资金、机器、材料、方法方面)。个人能力对整体生产力的影响是有限的。团队合作可以增加产能,但对整体生产力的影响仍然微不足道。由于其执行能力,协调一致的组织行为(组织文化)会整体上对总体生产力产生协同效应。例如,一些企业只能推行小型项目。其他人可以管理中型项目。高效的文化组织可以推动大型项目,并将中型和小型的项目外包给承包商,也就是说,获得出色的绩效。这是由于它们拥有独特的竞争优势,即整个公司和行业都精通全方位整合项目管理方法,从而拥有了成熟的执行能力。
(三)有助于在更大范围内产生可持续的、巨大的影响力
全方位整合项目管理不应局限于公司,它应该渗透到整个教育系统(从小学到高等教育系统,再到组织生态系统)。如果国家因为将“世界运动”作为一种工作通用语言而变得以结果为导向,将产生核效应级别的影响力。
全方位整合项目管理能够整合战略、业务、运营计划,并将其转化为经济上可持续治理的项目计划。它满足三个标准:独一无二、可扩展、难以模仿。这些条件缺一不可。
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Wholistic Project Management:Supreme Strategy Implementation
Chen Jin Chen Jiaci
Abstract:This paper introduces the evolution of wholistic project management,analyzes its beneficial impact on enterprises in the management of key tasks,customized solutions,project planning,access to support services and other aspects,and shows that wholistic project management is the core competence of managers,which can improve individual competence,team capacity and organization capability by accelerated action learning. Overall,wholistic project management ensures the alignment of strategic with business and operations objectives,and results in significant improvements in total productivity. So,it should not be limited to companies,if the nation becomes result-driven through wholistic project management as a common language for work,the impact will create a nuclear effect.
Keywords:Wholistic Project Management;Digital Business Transformation;Industry 5.0;Strategy